Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss der Jahresurlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). 

Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur möglich, wenn dringende betriebliche oderpersönliche Gründe vorliegen – etwa Krankheit, Pflege von Angehörigen oder saisonbedingte Auftragslagen. Dann muss der Resturlaub bis spätestens 31. März genommen werden; ein Antrag ist nicht nötig.

Seit mehreren Urteilen des EuGH und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) gilt jedoch: Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Er muss Beschäftigte rechtzeitig und nachweisbar schriftlich darüber informieren, wie viele Urlaubstage noch offen sind und dass diese bis zum Jahresende (oder bis 31. März) genommen werden müssen, sonst verfallen sie. Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Die Verjährungsfrist beginnt erst, wenn der Arbeitgeber ordnungsgemäß informiert hat.

Bei Langzeiterkrankung verfällt Urlaub in der Regel 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Diese Grenze gilt aber nur, wenn der Arbeitgeber zuvor seine Hinweispflichten erfüllen konnte. Bestand die Arbeitsunfähigkeit schon zu Jahresbeginn und dauerte ununterbrochen an, bleibt es beim 15-Monats-Verfall.

Mutterschutz und Elternzeit unterbrechen den Urlaubsverfall – der Anspruch bleibt erhalten und kann nach der Rückkehr genutzt werden.
Für zusätzlichen (übergesetzlichen) Urlaub können Arbeitgeber und Tarifparteien eigene Regelungen treffen, etwa längere Übertragungsfristen oder abweichende Verfallsregeln.

Was heißt das jetzt für den Arbeitnehmer? Resturlaub verfällt grundsätzlich zum Jahresende oder spätestens am 31. März. Arbeitgeber müssen jedoch aktiv über den drohenden Verfall informieren – sonst bleibt der Anspruch bestehen.